كتابة الإيميل الرسمي بشكل احترافي .. 5 خطوات هامة
تعطي طريقة كتابتك لرسالة البريد الإلكتروني انطباعًا عن مستوى الخبرة لديك بسوق العمل وما هو منصبك الوظيفي الذي تستحقه، وذلك من خلال القدرة على التعبير عن أهدافك بالطريقة الصحيحة وبالكلمات الدقيقة والمناسبة.
لذا إذا كنت تريد أن تتعرف على أهم الخطوات والنصائح المهمة في رحلتك إلى تعلم كتابة الإيميل الرسمي بشكل محترف، تابع السطور التالية :
نصائح هامة عند كتابة الإيميل الرسمي
1. لا تنس أن تبدأ الإيميل بالتحية المناسبة إذا كانت رسمية أم غير رسمية، اختر الطريقة الملائمة حسب الجهة المتلقية للبريد الإلكتروني.
2. لا تبدأ محتوى الإيميل بجملة أو فقرة غامضة حتى لا تربك الشخص القارئ، وتأكد من توضيحك لسبب التواصل معه.
3. قم بالتوضيح عن الهدف من الإيميل في خانة الموضوع، فمن الضروري أن يعرف الطرف المتلقي سبب ارسال الإيميل.
4. في حالة إذا كان مضمون الرسالة طويل بعض الشيء تجنب أن يكون بمقطعٍ واحد، إذ يفضل أن يكون مكون من فقرتين أو ثلاث فقرات وليس فقرة واحدة فقط.
5. لا تستخدم الاختصارات والكلمات والمصطلحات العامية التي قد تكون غير مفهومة للبعض، رسائل البريد الإلكتروني تتطلب الاحترافية بمستوى معين من اللغة الرسمية.
6. حاول أن تختصر دائمًا في عرضك للموضوع الذي تناقشه قدر الإمكان، وتجنب الإطالة بدون داعٍ مثل كتابة مقدمة إيميل طويلة.
7. تذكر دائمًا أن تكون ودودًا ولطيفًا في حالة كان الإيميل يشتمل على طلب بتنفيذ أمر ما أو يتطلب القيام بالعمل، قم بإضافة “من فضلك” أو “بعد إذنك” لتوضيح للطرف الأخر مدى تهذيبك واحترامك له.
8. في حالة كان الإيميل المرسل يشتمل على ملف في المرفقات “Attachment”، قم بلفت انتباه القارئ إلى ذلك الملف داخل مضمون الرسالة، حتى يقوم بتحميله والنظر فيه.
9. كن مهذبًا وتنجب السخرية والفكاهة بدون داعي فهذا قد يساء فهمه بكل سهولة، وتذكر أنه في حالة قمت باستخدام الرموز التعبيرية “Emojis”، أنها مناسبة فقط للرسائل غير الرسمية.
10. تعلم التفرقة بين استخدام النسخة الكربونية “Cc” والنسخة الكربونية العمياء “Bcc”، وظيفة حقل “Cc” هو أنه يمكنك كتابة أكثر من عنوان بريدي لعدة أشخاص تريد إرسال نفس الرسالة لهم في وقت واحد كما أنهم يمكنهم جميعًا الاطلاع على خانة “Cc” ومعرفة باقي العناوين، أما “Bcc” فهو يستخدم عند إضافتك عناوين بريدية وترغب في إرسال نفس الرسالة لهم، ولكنك لا تريد لهذه العناوين أن تظهر للآخرين، عكس “Cc”.
11. اهتم بتنسيق الخط ليكون واضحًا ومريح للعين أثناء قراءته، فعادًة ما يكون الخط الأساسي للإيميل صغيرًا جدًا، لذلك احرص على أن يكون الحجم مناسبًا وأكثر وضوحًا وتجنب استخدام الألوان والزخارف الخطية.
12. عند انتهائك من كتابة الإيميل بالخطوات التي تم ذكرها، لا تنسى التأكد من صحة العناوين البريدية المرسل إليها، وتحقق من أنك قمت برفع الملفات المطلوبة الصحيحة.
13. تعمد كتابة عبارة شكر في نهاية حديثك وأضف توقيع لك في نهاية البريد الإلكتروني يتكون من بياناتك وجهات الاتصال بك وبالنهاية قم بقراءة الإيميل أكثر من مرة لتصحيح الأخطاء الإملائية قبل الضغط على خيار الإرسال.
خطوات كتابة الإيميل بشكل احترافي
طريقة كتابة الإيميل سواء باللغة العربية أو الإنجليزية لا تختلف كثيرًا عن بعضها البعض في خطواتها، لكن يجمعهم 5 خطوات مهمة في طريقة كتابتهم للإيميل، وهي كالآتي:
1- قدم التحية المناسبة
ضع في اعتبارك دائمًا عند كتابتك إيميل رسمي بالبدء بتحية مناسبة تنم على أنك شخص محترف، وبقياس مدى معرفتك بالشخص المتلقي، ستحدد مدى الرسمية التي ستكون عليها هذه التحية، فعلى سبيل المثال إذا كنت تعرف القارئ جيدًا، ولكن تحكمكم بيئة عمل أو سيكون هناك أكثر من شخص متطلع على هذا الإيميل، فمن الأفضل أن تقوم بتحية رسمية.
Dear [Name]
أما إذا كانت طبيعة العلاقة بينكم سطحية وتريد أن تبني علاقات معه مستقبلًا، فاجعل حديثك أكثر رسمية.
[Dear Mr./ Ms. [Last Name
وإذا كانت علاقتك بالشخص المتلقي غير رسمية فلا بأس من جعل التحية ودودة أكثر من ذلك.
Hello [Name]
وفي حالة عدم التأكد من وجود الاسم، يمكنك استخدام المسمى الوظيفي للشخص أو الجهة التي تخاطبها.
Dear Hiring Manager/Team
لكن في حالة إذا كنت تقوم بالرد على بريد إلكتروني مرسل إليك، فمن الأفضل أن تبدأ كلامك بملاحظة شكر مثل Thank you for your prompt reply، أي أنك تشكره على رده السريع مما يجعل هذه المراسلات أكثر ودية واحترافية.
2- اشرح هدفك بوضوح
كن حريصًا دائمًا على جعل الهدف من الإيميل واضحًا للشخص القارئ، لذلك اجعل جملك قصيرة ومفهومة وابدأ بمناقشة الموضوع الرئيسي مباشرًة، لأن عادًة ما يتم مناقشة وقراءة البريد الإلكتروني في الاجتماعات، ومن الجمل التي من الممكن أن تساعدك في الدخول إلى صلب الموضوع مثل “I am writing to enquire about” “أنا أكتب من أجل الاستفسار عن”، أو “I am writing in refence” “أكتب بالإشارة إلى”، إذا كان الإيميل الخاص بك يتطلب إجراء معين من الشخص المتلقي، فقم بتوضيح ذلك له من خلال ذكر عبارات مثل “Hope you please look into this” “أرجو أن تنظر في هذا”.
3- استخدم المفردات المناسبة
بسبب اختلاف المجالات المتعددة لأغلب الصناعات والأعمال التجارية والمهنية في سوق العمل، يتطلب منك أن تكون على دراية بأهم المفردات والمصطلحات الدارجة بطبيعة ونوع العمل، على سبيل المثال عند كتابة بريد إلكتروني من أحد متخصصي ريادة الأعمال، بالتأكيد سيكون مختلف تمامًا عند كتابته من أحد المهندسين المدنيين، لذلك يجب مراعاة البحث عن المفردات الخاصة بمجال عملك استخدامها بالطريقة الصحيحة.
4- اجعل مضمون رسالتك موجزًا
صممت رسائل الإيميل بطريقة معينة لتساعد قارئها بالاطلاع عليها سريعًا، لذا اجعلها مباشرة وموجزة وواضحة قدر الإمكان، كذلك بسبب قصر محتوى رسالتك تجعلها خالية من الأخطاء الإملائية خاصة عند كتابتها من خلال متحدثي اللغة الإنجليزية كلغة ثانية.
ولكن لا تدع حرصك على أن تجعل الرسالة قصيرة أن تصبح وقحًا أو حادًا، احرص على أن تكون نبرتك إيجابية من خلال ختم كلامك بطريقة مهذبة مثل “Thank you for your consideration” “أشكركم على اهتمامكم” أو “I look forward to hearing from you” “أتطلع إلى الاستماع منكم”.
5- ضع خاتمة مهذبة
لا شك أن الخاتمة للبريد الإلكتروني تعتبر من أهم الخطوات التي يجب الحرص على أن تكون مكتوبة بشكل احترافي وبطريقة مهذبة، فيجب أن تنهي حديثك بعدة كلمات وجمل مثل “Regards” “تحياتي”، “Kind regards” “أطيب الأمنيات”، “Best regards” “تحياتي الحارة”، وقبل أن تقوم بإرسال البريد الإلكتروني، تأكد من أن تقوم بالتصحيح والتدقيق اللغوي مرة أخيرة لإصلاح أي أخطاء إملائية.
من المعتاد أن يتضمن الإيميل توقيع خاص بك، قم بإنشاء توقيعك الذي يحتوي على اسمك الكامل وشركتك ودورك الوظيفي ووسائل التواصل معك خارج بريدك الإلكتروني.
